Standard-Software oder Eigenentwicklung – was ist besser?

Standard-Software oder Eigenentwicklung?

Diese Frage stellen sich die meisten Unternehmen irgendwann – und die Antwort ist nicht immer dieselbe. Beide Wege haben echte Vorteile, aber auch klare Grenzen. Der entscheidende Faktor ist nicht der Preis, sondern die Frage: Wie spezifisch sind Ihre Abläufe?

Was spricht für Standard-Software?

• Schnell verfügbar: Keine Entwicklungszeit – sofort einsatzbereit
• Günstigerer Einstieg: Monatliche Lizenzkosten statt einer größeren Einmalinvestition
• Regelmäßige Updates: Der Anbieter entwickelt weiter, Sie profitieren davon
• Bewährt: Viele andere Unternehmen nutzen dieselbe Lösung – Kinderkrankheiten sind oft ausgemerzt

Standard-Software ist sinnvoll, wenn Ihre Prozesse mit denen vieler anderer Unternehmen vergleichbar sind – zum Beispiel bei Buchhaltung, E-Mail-Marketing oder einfacher Projektverwaltung.

Was spricht gegen Standard-Software?

• Sie passen sich an die Software an: Nicht umgekehrt. Das führt oft zu Kompromissen die auf Dauer frustrieren
• Laufende Kosten: Über mehrere Jahre summieren sich Lizenzgebühren schnell
• Abhängigkeit: Preiserhöhungen, Anbieter stellt Produkt ein, Datenmigration wird schwierig
• Zu viele Funktionen: Viele Tools können alles – aber niemand nutzt alles. Die Komplexität überfordert Mitarbeiter

Was spricht für eine Eigenentwicklung?

• Passt exakt zu Ihren Prozessen: Die Software arbeitet so wie Sie arbeiten – nicht umgekehrt
• Keine laufenden Lizenzkosten: Einmalige Investition, danach nur Wartung nach Bedarf
• Unabhängigkeit: Kein Anbieter kann Preise erhöhen oder das Produkt einstellen
• Integrierbar: Kann mit bestehenden Systemen verbunden werden – auch mit älteren oder speziellen Lösungen
• Wächst mit Ihnen: Neue Anforderungen können jederzeit ergänzt werden

Was spricht gegen eine Eigenentwicklung?

• Höhere Anfangsinvestition: Entwicklung kostet mehr als eine Monatslizenz
• Längere Vorlaufzeit: Analyse, Entwicklung, Test – das dauert einige Wochen bis Monate
• Abhängigkeit vom Entwickler: Sie brauchen jemanden, der die Software kennt und weiterentwickeln kann

Wann ist Eigenentwicklung die richtige Wahl?

Eine individuelle Lösung lohnt sich, wenn mindestens eines der folgenden Kriterien zutrifft:

• Ihre Abläufe sind spezifisch genug, dass keine Standardlösung wirklich passt
• Sie haben bereits mehrere Tools im Einsatz die nicht miteinander sprechen
• Sie arbeiten mit einem speziellen System das integriert werden muss (z.B. ein älteres ERP)
• Die Lizenzkosten mehrerer Tools übersteigen mittelfristig die Entwicklungskosten
• Datenschutz oder Datensouveränität ist für Sie besonders wichtig

Meine Einschätzung

In der Praxis empfehle ich Eigenentwicklung immer dann, wenn ein Kernprozess des Unternehmens digitalisiert werden soll – also etwas, das täglich läuft und direkt zum Geschäftsergebnis beiträgt. Für Randprozesse wie Urlaubsverwaltung oder Newsletter-Versand gibt es gute Standardlösungen.

Am Ende ist es keine ideologische Frage. Es geht darum, was in Ihrem konkreten Fall den größten Nutzen bringt – und das finden wir in einem ersten Gespräch heraus.