Was kostet Digitalisierung für KMU wirklich?

Was kostet Digitalisierung wirklich?

Das ist die Frage, die fast jedes Gespräch beginnt – und die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Aber da möchte ich nicht ausweichen, sondern eine Grundlage für eine sinnvolle Planung legen.

Die wichtigste Unterscheidung zuerst

Es gibt einen großen Unterschied zwischen Standard-Software mit monatlichen Lizenzkosten und einer individuellen Web-Applikation, die einmalig entwickelt wird. Beide Ansätze haben ihre Berechtigung – aber völlig unterschiedliche Kostenstrukturen.

Standard-Software: niedrige Einstiegskosten, aber laufende Kosten pro Monat oder Nutzer. Über mehrere Jahre summiert sich das schnell.

Individuelle Entwicklung: höhere Einmalkosten, danach nur noch Wartung und Weiterentwicklung nach Bedarf. Keine Lizenzkosten, keine Abhängigkeit vom Anbieter.

Was kostet eine einfache Web-Applikation?

Für eine überschaubare Anwendung – etwa ein digitales Auftragsformular mit Datenbankanbindung, automatischen E-Mails und einer einfachen Übersicht – sollten Sie 3.000 bis 8.000 Euro einplanen.

Komplexere Systeme mit mehreren Modulen, Benutzerrollen, Schnittstellen zu bestehenden Systemen oder einer mobilen Fahrer-App bewegen sich eher im Bereich 10.000 bis 30.000 Euro – je nach Umfang.

Was beeinflusst den Preis?

Folgende Faktoren haben den größten Einfluss auf die Kosten:

• Anzahl der Benutzerrollen und Zugriffsrechte
• Schnittstellen zu bestehenden Systemen (ERP, Buchhaltung, etc.)
• Offline-Fähigkeit oder mobile Nutzung
• PDF-Generierung, automatische E-Mails, Benachrichtigungen
• Komplexität der Datenbankstruktur

Was kostet Sie der Status quo?

Rechnen Sie einmal durch: Wie viele Stunden pro Woche verbringen Ihre Mitarbeiter mit manuellen Übertragungen, Telefonaten wegen fehlender Informationen oder dem Suchen in Excel-Listen? Multiplizieren Sie das mit dem Stundensatz – und Sie haben die laufenden Kosten des aktuellen Zustands.

Oft amortisiert sich eine individuelle Lösung innerhalb von 12 bis 24 Monaten.

Mein Ansatz

Ich erstelle keine Angebote ins Blaue. Vor jedem Projekt steht ein Gespräch, in dem wir gemeinsam herausfinden, was wirklich gebraucht wird – nicht mehr, aber auch nicht weniger. So entstehen Lösungen, die im Alltag funktionieren und deren Kosten von Anfang an transparent sind.